Mikro-Prokrastination - was ist das denn wieder?
Das ist ein Phänomen, das viele von uns kennen: Aus einem „Ich schau mal kurz, ob die E-Mail von Peter schon angekommen ist.“ wird eine 30-minütige Odyssee durch den Posteingang, durch LinkedIn (nur kurz auf eine Kontaktanfrage reagieren, die im E-Mail-Postfach lag, dann einen Beitrag kommentieren, zwei interessante Kontakte anschauen) und durch das Web (eine Homepage ansehen und dann noch zwei Blogbeiträge anlesen und bookmarken). Zurück im eigenen Textprogramm (oder einer anderen Anwendung) brauchst du noch einmal ein paar Minuten, um geistig wieder auf dem Stand zu sein, an dem du vor dieser Odyssee warst. Und so hat dich der Gedanke an die E-Mail von Peter eine halbe Stunde Arbeitszeit gekostet - und du hast die E-Mail noch nicht einmal gelesen, weil sie noch nicht angekommen war. Aber du könntest ja jetzt kurz schauen, ob sie inzwischen ...
Das ist keine erholsame Pause
Natürlich kannst du nicht acht Stunden am Tag hochkonzentriert und produktiv durcharbeiten. Wir Menschen brauchen Pausen, und wir brauchen Abwechslung.
Aber Zeit, die du am Computer verbringst, ist keine Zeit, in der du dich erholst. Mal kurz ein Spielchen oder ein lustiges Video oder Nachrichten online lesen - das ist keine wirkliche Erholung, weder geistig noch körperlich. Ebenso wenig ist „kurz mal WhatsApp oder Tinder checken“ eine Erholung. Du starrst da wieder auf einen Bildschirm, meist auf einen kleinen, der deinen geistigen Horizont noch weiter einengt.
Eine erholsame Pause von der Bildschirmarbeit heißt: Aufstehen, sich bewegen, idealerweise frische Luft, vielleicht auch ein kurzes Gespräch (auch wenn das im Homeoffice eher schwierig ist).
Mikro-Prokrastination ist einfach nur Ablenkung
Von Prokrastination oder Aufschieberitis spricht man, wenn wir lieber weniger wichtige Aufgaben erledigt als wirklich bedeutsame. Mikro-Prokrastination sind die meist nur kurzen Ablenkungen, die zusammengerechnet über den Tag viel Zeit kosten. Die wir oft reflexartig tun (die Einstiegsfolie für die Präsentation ist fertig - dann könnte ich doch schnell mal nach E-Mails schauen).
Diese Ablenkungen haben aber keinen emotionalen oder intellektuellen Nährwert und bringen uns daher keine echte Befriedigung. Sie halten uns einfach nur von bedeutenderen Aktivitäten ab. Und sie bremsen uns aus.
Und zu den bedeutenderen Aktivitäten zähle ich auch bewusst erlebte Pausen, nach denen wir erfrischt und konzentriert wieder ans Werk gehen können. Und für mich zählt dazu auch das Gespräch mit der Kollegin in der Kaffeeküche (oder in Homeoffice-Zeiten am Telefon), in dem ich mich für das interessiere, was sie berichtet, oder in dem ich erzähle, wie es mir in diesen Zeiten wirklich geht.
Wie tun gegen die inneren Zeitdiebe?
Aus der Prokrastinationsfalle kommst du mit zwei simplen Schritten heraus. Außerdem gibt es eine Reihe von Aktivitäten, mit denen du verhindern kannst, dass du immer wieder in die gleiche Falle tappst.
Schritt 1: Achtsam sein
Der erste Schritt raus aus der Falle ist, dir bewusst zu machen, was genau du tust, wenn du von deinen eigentlichen Aufgaben und Zielen abweichst. Dabei hilft es, eine Liste von Aktivitäten anzulegen, mit denen du dich selbst aus dem Arbeits-Flow hinauskatapultieren. Auf dieser Not-to-do-Liste könnte stehen:
- alle paar Minuten E-Mails checken
- der Griff zum Smartphone, wenn WhatsApp, Telegram oder ein anderer Messenger-Dienst bimmelt (oder wenn es nicht geklingelt hat und du schaust, ob du den Signalton nicht vielleicht überhört hast)
- LinkedIn oder Facebook checken oder - noch zeitaufwendiger - sich in eine Diskussion verwickeln (lassen)
- ein Youtube-Video nach dem anderen anschauen
- schnell mal in die Küche gehen, um einen Kaffee oder Tee zu machen (und dann bei der Zeitung auf dem Frühstückstisch hängen bleiben oder noch schnell abwaschen oder ...)
- ...
Dann gilt es, dir während der für die Arbeit reservierten Zeit immer wieder bewusst zu machen: Was tu ich gerade? Arbeite ich gerade an dem, was ich mir für heute vorgenommen habe - oder bin ich mit etwas beschäftigt, was auf meiner Not-to-do-Liste steht?
Schritt 2: Bewusste Entscheidungen treffen
Sobald du bemerkst, dass du auf Abwege geraten bist oder kurz davor stehst, braucht es eine Entscheidung: Stopp, das ist eine Sackgasse. Da will ich nicht reinlaufen (bzw.: Da will ich wieder raus). Was steht im Moment wirklich an?
Wenig hilfreich ist es, dir da Selbstvorwürfe zu machen („Mist, bin ich schon wieder ...“). Denn das ist eine weitere Ablenkung. Es hilft niemand, wenn du dich schlecht fühlen.
Hilfreicher ist es, dich zu freuen, dass du es bemerkt hast. Und dich dann entscheiden, wieder etwas Produktives zu tun bzw. dich nicht selbst abzulenken.
Ablenkungen ausschalten
Außerdem hilft es, dir ein Umfeld zu schaffen, in dem möglichst wenige Ablenkungen deine Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
Das kann heißen:
- das E-Mail-Programm und Messenger-Dienste ausschalten (und nur zu bestimmten Zeiten zu öffnen)
- den Anrufbeantworter am Telefon einzuschalten, wenn du konzentriert an einer Aufgabe arbeiten willst
- auf dem Smartphone den Flugmodus aktivieren, damit keine Anrufe, keine Text- oder andere Nachrichten und E-Mails eingehen und durch Tonsignale auf sich aufmerksam machen
- im Browser eine Sperre für alle Websites und Social-Media-Plattformen einrichten, die du nicht zur Arbeit braucht (dazu sind Browser-Erweiterungen wie Freedom, Focus oder BlockSite recht nützlich).
Zeit blocken für E-Mails und andere Kommunikationsmittel
So ganz ohne Kommunikationswege nach draußen kommen die wenigsten aus. Damit du dein E-Mail-Programm und das Telefon guten Gewissens zeitweise ausschalten kannst, blocke dir bestimmte Zeiten, zum Beispiel alle zwei Stunden für 20 Minuten, in denen du E-Mails und Nachrichten (SMS, Messenger, Anrufbeantworter) abrufst und beantwortest.
Oder du gibst dir, wenn du eine längere Aufgabe abgeschlossen hast, die Erlaubnis, 5 bis 10 Minuten lang E-Mails und Anrufe zu beantworten.
Wohl gemerkt: Da steht „Aufgabe abgeschlossen“, nicht mittendrin.
Ertappt?
Ich kenne selbst den Reflex, wenn eine kleine Teilaufgabe fertig ist, schnell mal nach E-Mails zu schauen. Der ist auch aufgetaucht, während ich diesen Blogartikel geschrieben habe.
Wenn dieser oder ein ähnlicher Reflex auftaucht, gilt: Reflex bemerken - und dann bewusst entscheiden, dem Reflex nicht nachzugeben.
Und wenn ich mich dabei ertappe, dem Reflex gefolgt zu sein: Innehalten und dann die Entscheidung treffen, mich nicht weiter von dem Reflex steuern zu lassen, sondern zurück an die Arbeit gehen.
Bewusst Pausen machen
Ich hatte oben schon geschrieben, dass vermeintliche Pausen auf Social-Media-Portalen oder im E-Mail-Posteingang nicht wirklich Erholung bringen.
Meine Empfehlung: Entscheide dich bewusst, eine Pause zu machen. Und bewege dich von deinem Arbeitsplatz weg - Bewegung ist wichtig, und Abstand zu der Arbeit ist wichtig. Nur dann ist die Pause auch erholsam.
Das gilt noch mehr sogar für die Mittagspause: Am Arbeitsplatz das mitgebrachte Essen zu verputzen, während man auf den Bildschirm starrt, ist verschenkte Lebenszeit: Du kannst das Essen nicht genießen, es wird dich nicht sättigen, und du bekommst keine Bewegung und kannst nicht abschalten (auch wenn du gerade nichts liest, was mit Arbeit zu tun hat). Deshalb ist die beste Möglichkeit, die Mittagspause zu genießen: Raus aus dem Büro, idealerweise raus aus dem Gebäude, rein in die Natur (ein Park oder eine Wiese ist weit besser als die Straße entlang zu laufen).
Und wenn du zurück an den Arbeitsplatz gehst, nimm dir Zeit, bewusst noch drei, vier Atemzüge zu nehmen und dich erst dann auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren.
Mehr schaffen ohne Mikro-Prokrastination
Nicht nur mir geht es so: Auch Coaching-Klienten und Teilnehmer*innen an meinen Seminaren, die diese Tipps beherzigen, berichten, dass sie damit produktiver sind. Sie schaffen mehr am Tag bzw. verbringen weniger Zeit mit (vermeintlicher) Arbeit. Und sie sind am Abend nicht mehr ausgelaugt - nicht zuletzt, weil das schale Gefühl wegfällt, den ganzen Tag zu arbeiten und am Ende doch nicht alles geschafft zu haben. Stattdessen sind sie zufriedener und können ihre Freizeit bewusst genießen.
Wenn du auch mit mehr Freude und Schwung ans Werk gehen und produktiv(er) sein willst, buche ein kostenloses Kennenlerngespräch mit mir. Dann klären wir, wie ich dich dabei unterstützen kann.
Bildquellen
Das Titelfoto stammt von Pixabay-Nutzer nile. Das Foto der Füße im Gras stammt von Nick Page (via Unsplash). Der Screenshot zeigt den Einstellungsbildschirm der Browser-Erweiterung BlockSite.