Aufgaben sofort zu erledigen, ist ebenso unproduktiv wie Aufschieberitis

Aufschieberitis oder Prokrastination kann ein wahrer Fluch sein: Statt eine Aufgabe anzupacken und zügig zu Ende zu führen, neigen Menschen in bestimmten Fällen dazu, wichtige Aufgaben liegen zu lassen oder gar nicht erst anzufangen.

Das Gegenteil von Aufschieberitis oder Prokrastination bezeichnet der amerikanische Psychologe David Rosenbaum als Pre-Crastination. Er versteht darunter den Drang, Aufgaben sofort zu erledigen - und dafür eventuell sogar zusätzliche (körperliche) Anstrengung auf sich zu nehmen.

Und was soll daran verkehrt sein?

Was Rosenbaum meint, ist diese Verhaltensweise:

• Aufgaben anpacken nach dem Motto: „Augen zu und durch“, Aufgabe abhaken und gleich mit der nächsten weitermachen
• und zwar ohne vorher innezuhalten und zu überlegen
• und möglicherweise dadurch unnötigen Zusatzaufwand auf sich nehmen, den man sich hätte sparen können, wenn man vorher ein wenig überlegt hätte.

Vielleicht kennst du das ja: Es kommt eine E-Mail von einem Kunden oder einer Kollegin rein. Du liest die E-Mail und antwortest sofort auf die erste Frage darin - ohne den Rest der E-Mail gelesen zu haben. Und musst dann noch eine weitere E-Mail hinterherschicken, weil du etwas übersehen hast oder weil die E-Mail noch weitere Fragen enthält.

Oder du arbeitest mit deinem Team an einem größeren Projekt, deine Kolleg*innen haben dir einige E-Mails mit Fragen geschickt. Und Du antwortest impulsiv auf jede E-Mail separat statt erst einmal in Ruhe zu überlegen. Vielleicht wäre es ja sinnvoller, ein Memo an alle zu schreiben oder ein Meeting anzuberaumen, auf dem alle wichtigen Fragen geklärt werden, sodass alle Beteiligten informiert sind. Die Folge: Du bekommst noch weitere E-Mails zu noch offenen Fragen, weil nicht alle informiert sind oder weil du Fragen nur zum Teil beantwortet hast - oder weil deine Antworten weitere Fragen aufwerfen.

In beiden Fällen führt das unüberlegte Agieren zwar dazu, dass du erst einmal kleinere Teilaufgaben auf deiner (realen oder gedanklichen) ToDo-Liste abhaken kannst. Dass dadurch aber unnötiger Zusatzaufwand anfällt (eine weitere E-Mail hinterherschicken, nachhaken, ...), der sich mit ein wenig Überlegung und weniger „schnell, schnell“ vermeiden hätte lassen.

Zudem führt diese Verhaltensweise dazu, dass häufig vorrangig die dringenden Aufgaben abgearbeitet werden, also die, die „am lautesten rufen“. Und nicht die auf lange Sicht wichtigen Aufgaben.

So bist du nicht produktiv

Produktiv sein heißt für viele: möglichst viel in möglichst kurzer Zeit erledigen. Aufgaben schnell abhaken und dann weiter zur nächsten.

Damit verschaffen wir uns sofort einen kleinen oder großen Kick: das gute Gefühl, etwas geschafft zu haben. Auch wenn das oft nur eine kurzfristige Befriedigung gibt, die uns nicht auf lange Sicht „satt macht“ - in unsicheren Zeiten, wie wir sie gerade erleben, ist es nicht unvernünftig, sich etwas zu holen, was einem keiner mehr nehmen kann. Und wenn es nur ein kurzes positives Gefühl ist.

Ein zweiter Vorteil: Unsere mentalen Kapazitäten sind begrenzt. Indem wir Aufgaben schnell abhaken, können wir sie innerlich auf „erledigt“ setzen. So müssen wir nicht mehr daran denken, und wir müssen auch nicht weiter darüber nachdenken. Damit entlasten wir nicht nur unser Kurzzeitgedächtnis, sondern senken auch den Stress.

Aber das hat seinen Preis.

• Zum einen kann das - wie beschrieben - zu unnötigem Mehraufwand führen, den wir mit etwas Planung und Umsicht vermeiden könnten.
• Zum anderen verführt Pre-Crastination dazu, sich vor allem auf dringende Aufgaben zu stürzen und „Feuerwehr zu spielen“.
• Das führt dazu, dass die auf lange Sicht wichtigen Aufgaben liegen bleiben.

Und das ist nicht produktiv.

Produktiv statt aktionistisch

Zunächst einmal braucht es Aufmerksamkeit und bewusstes Entscheiden: Nicht einfach wie im Automatikmodus agieren oder reagieren, sondern innehalten.

• Frage dich, ob es sinnvoll ist, sofort mit der neuen Aufgabe loszulegen. Auch wenn es auf den ersten Blick unlogisch erscheint, lohnt es sich, auch wenn „es brennt“, kurz zu stoppen und zu überlegen. Und nicht nur bei „Feuerwehr-Jobs“ ist eine langsamere Reaktion hilfreich, sondern auch bei Aufgaben, die Kreativität oder hohe Sorgfalt erfordern.
• Überlege dir, welche Aufgaben du im „einfach machen“-Modus erledigen kannst, also ohne erst länger darüber nachzudenken. Wenn du solche Aufgaben in wenigen Minuten erledigen kannst, kann das mental entlasten. Dann sparst du es dir, diese Aufgaben auf die ToDo-Liste zu setzen oder daran denken zu müssen.
• Nutze deine ToDo-Liste und den Kalender, um immer wieder neu zu priorisieren. Frag dich immer wieder: Was ist im Moment die wichtigste Aufgabe? Die Aufgabe, die die größte Hebelwirkung hat? Nicht selten ist die dringendste Aufgabe tatsächlich auch die gerade wichtigste, aber nicht immer - nicht jede dringende Aufgabe musst zwingend du übernehmen.
• Halte deine ToDo-Liste übersichtlich. Wenn auf der Liste für heute 20 Aufgaben stehen, dann fällt es uns eher schwer, gelassen zu überlegen, was wir als Nächstes anpacken. Dann erzeugt die schiere Menge an Aufgaben Druck, schnell eine nach der anderen abzuarbeiten. Nach der Ivy-Lee-Methode sollte man am Abend die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag notieren und sie priorisieren. Sechs Aufgaben, idealerweise nicht mehr. So wirkt die ToDo-Liste nicht überwältigend, und man ist gezwungen, Entscheidungen zu treffen.

Quellenangabe

Das Titelfoto stammt von Andy Beales, das zweite Foto von Yosep Surahman (beide via Unsplash).