Fang den Tag nicht damit an, dein E-Mail-Programm zu öffnen und Mails zu checken.
So praktisch E-Mail auch in der Kommunikation ist: E-Mail ist von Natur aus ein reaktives Medium.
Wer dir im beruflichen Kontext eine E-Mail schreibt, will etwas von dir. Er (oder sie) will, dass du reagierst: Du sollst etwas tun oder du sollst über etwas informiert sein (auch das ist eine Reaktion).
Überspitzt formuliert: In beruflichen E-Mails geht es in den meisten Fällen um die Prioritäten anderer Menschen. Du sollst etwas zu ihrem Projekt beitragen, du sollst an einer Besprechung teilnehmen, du sollst Informationen liefern, du sollst eine Aufgabe erledigen (damit der Absender sie nicht erledigen muss).
Du setzt damit den Grundton für den Tag
Wenn du den Arbeitstag auf diese Weise beginnst, ist es schwer, aus dem reaktiven Hamsterrad auszusteigen und proaktiv zu werden.
Es ist dann ganz leicht, den Tag überwiegend damit zu verbringen, E-Mails „abzuarbeiten“. Eine E-Mail nach der anderen abzuhaken. Das Problem dabei ist nur, dass ständig neue E-Mails und damit ständig neue Aufgaben reinkommen und wir nur noch damit beschäftigt sind, Aufträge von anderen zu erledigen.
Vielleicht willst du nett sein und reagierst morgens nur schnell auf die E-Mail eines Kollegen reagierst, damit er nicht warten muss. Die Gefahr dabei ist, dass er gleich eine weitere E-Mail hinterherschickt und dringend noch eine Info braucht, die du auch noch lieferst. Und bevor du dich versiehst, ist der halbe Vormittag vorbei. Und du hast nur E-Mails beantwortet.
Es mag dir kurzzeitig gelingen, alle E-Mails abzuarbeiten und einen leeren Posteingang zu haben. Aber der Posteingang füllt sich ganz schnell wieder, und schon bist du wieder am Hinterherhetzen.
Zu Aufgaben, die für dich - beruflich oder persönlich - wichtig sind, kommst du auf diese Weise nicht. Wenn die von Außen kommenden Aufgaben höhere Priorität haben, rutschen deine Vorhaben nach hinten - und am Abend hast du dann keine Energie mehr dafür.
Nimm dir zuerst Zeit für deine Vorhaben
Deshalb: Beginne den Arbeitstag mit einem Vorhaben, das dich persönlich oder beruflich auf lange Sicht weiterbringt.
Blocke dir dafür die erste halbe Stunde oder, wenn möglich, die erste Stunde des Arbeitstags (Stichwort: Timeboxing). In dieser Zeit erledigst du eine kleine Teilaufgabe oder auch mehrere, die dich deinem persönlichen oder beruflichen Ziel einen Schritt näher bringen. In einer halben Stunde kann man viel erreichen.
Zwei Tipps dazu
- Wenn du am Morgen nur 30 Minuten für dein Vorhaben hast, bereite am Vorabend schon alles vor, was du am nächsten Morgen brauchst. Überlege dir, was du in den 30 Minuten machen willst, und suche die nötigen Infos zusammen.
- Wenn das machbar ist, beginne deinen Arbeitstag eine halbe oder ganze Stunde früher als bisher. Oder früher als deine Kolleg*innen. Dann ist das Risiko niedriger, dass du in dieser Zeit von Kolleg*innen gestört wirst.